Как правильно заполнить трудовую книжку

Содержание
  1. Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция
  2. Правила оформления трудовых книжек
  3. Пошаговая инструкция по заполнению трудовой
  4. 1. Титульный лист
  5. 2. Записи о работе
  6. 3. Раздел с поощрениями
  7. 4. Дополнительные сведения
  8. Что делать, если трудовая закончилась?
  9. Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление
  10. Правильное заполнение трудовой книжки: правила и особенности
  11. Требования по закону
  12. Заполнение
  13. Кто ведет документ
  14. Дубликат
  15. Заполнение при статусе ИП
  16. Типичные ошибки
  17. Заключение
  18. Правила заполнения трудовой книжки
  19. Заполняем титульный лист
  20. Заполняем раздел «Сведения о работе»
  21. Правила заполнения трудовой книжки (2019)
  22. Как внести запись об увольнении
  23. Вносим запись о поощрении и награждении
  24. Вкладыш в трудовую книжку
  25. Как правильно заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция
  26. Когда открывается
  27. Как заполнять
  28. Документы
  29. Титульный лист
  30. Сведения о работе
  31. Примеры
  32. Как заполнить трудовую книжку в 2017 году: порядок и образец/пример заполнения
  33. Кто ведет трудовые книжки
  34. Порядок заполнения трудовой книжки
  35. Пример заполнения титульного листа трудовой книжки
  36. Пример заполнения раздела «Сведения о работе».
  37. Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»
  38. Раздел «Сведения о награждении»
  39. Учет наемных сотрудников

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Как правильно заполнить трудовую книжку

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства.

Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата.

К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

  • оформленные на постоянную работу;
  • принятые в штат по временному трудовому договору;
  • сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
  • внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
  • на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала.

Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

  1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
  2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
  3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

первой страницы включает информацию о работнике, которая вносится в соответствии с паспортом, дипломом об образовании, документами, подтверждающими изменение личных данных (например, свидетельство о браке при изменении фамилии).

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

  • фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
  • число, месяц, год рождения цифрами;
  • уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
  • профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
  • дата заполнения;
  • подпись работника;
  • подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
  • гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

  • графа 1 «номер записи» – в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
  • графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
  • в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
  • графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным.

К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства.

Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

  • номер записи по порядку;
  • дата поощрения;
  • тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
  • реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом.

В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы.

Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя.

Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации.

Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

  • графа №1 – номер записи по порядку;
  • графа №2 – дата исправления;
  • графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
  • графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

  1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
  2. Новая вписывается над ней.
  3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
  4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

  • наличие сокращений;
  • ошибки в написании ФИО;
  • неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
  • не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
  • пропущена дата оформления книжки;
  • отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
  • не проставлена печать на титульном листе;
  • данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
  • запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
  • не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/kak-pravil-no-zapolnit-trudovuyu-knizhku-poshagovaya-instrukciya.html

Правильное заполнение трудовой книжки: правила и особенности

Как правильно заполнить трудовую книжку

Для любого сотрудника трудовая книжка – это главная бумага, подтверждающая стаж и свидетельствующая о занятии какой-то деятельностью, и поэтому нужно знать, как правильно заполнить трудовую книжку.

Ведь любые неточности приводят к неприятным последствиям. Так получается, что кадровики не всегда знают все нюансы ведения документа. Но если самим разобраться и понимать все особенности, то проблем не возникнет.

Сделать это еще более удобно, если для трудовой книжки имеется образец заполнения.

Требования по закону

Сначала следует понимать, что в России имеется два вида данного документа. Один из них – трудовые книжки, выданные еще в Советское время. Они выдавались и в 90-е годы. Форма изменилась лишь в 2003 г. И сегодня граждане получают именно такие документы.

Заполнение трудовой книжки регулируется Постановлением правительства, где идет речь о форме, правилах хранения и инструкции, где сказано в подробностях, как заполнять трудовую книжку. Помимо этого, именно в ней официально подтверждается стаж работы, согласно трудовому законодательству.

Чтобы кадровики осознавали все значение книжки, за неправильное ее ведение налагается ответственность. Кроме законодательной базы, важно знать правила заполнения трудовой книжки в 2019 году. Образец документа поможет сделать это безошибочно.

Заполнение

Ответственность за хранение сведений несет работодатель либо тот, кто является его уполномоченным.  Он вводит запись в трудовую книжку, если она была заведена на прошлом месте работы, или заводит новую, если работник трудоустраивается впервые.

Работодатель вносит в нее запись. Согласно закону, книжку заводят на любого сотрудника, проработавшего более 5 дней. Любые записи, касающиеся труда, делают в семидневный срок. Только об увольнении следует вынести приказ именно в тот день, когда сотрудник увольняется.

Записи ведутся на русском, за исключением трудоустройства в тех республиках, где по закону введен другой государственный язык. Там работодатели вправе оформить трудовую книжку на русском или ином языке.

Если посмотреть на образец 2019 года, то видно, что могут быть использованы ручки гелевые, шариковые либо перьевые. Они могут быть как стандартного черного цвета, так и синего или фиолетового. Но важно, чтобы они не выцветали, а также являлись водостойкими.

Нужно отметить, что оформление трудовой книжки выполняют без единого сокращения. Все сведения указывают полностью. Каждая новая запись делается с порядковым номером. Особые требования налагают для указания даты. Так, арабскими цифрами пишут число и месяц по два знака, а год – по четыре символа.

Состоит документ из разделов, и каждая запись заполняется именно там, где нужно. Если места в ней больше нет, то вшивают специальный вкладыш. Трудовая книжка заполнение имеет построчное, которое выглядит следующим образом.

  1. ФИО должно соответствовать тому, которое указано в удостоверении личности. Если в нем имеется ошибка, то и в книжку переносят то же самое. Исправлений в ней не делают.
  2. Дату рождения указывают таким же образом, как и из вышеизложенных данных.
  3. Образование вносят полностью. «Высшее» – запись неправильная, а вот заполнившего «полное высшее» – верно.
  4. Специальность вписывают в именительном падеже, как имеется в соответствующем документе.
  5. К дате заполнения и выдачи предъявляются вышеуказанные правила.
  6. Затем документ дается на подпись заполняющему и наемному работникам.
  7. В конце ставят печать.

Если на титульной странице имеется ошибка, ее исправляют обычным перечеркиванием и правильными заполненными данными. На обратной стороне указывают ссылку, что данные являются верными, после чего проставляют подпись и печать.

Также сюда вносят сведения о выполненной работе, переводе на иное место, наградах и увольнении. Информацию же о наложенных взысканиях не вносят, кроме того случая, когда увольнение связано с ними.

Эти данные следует вносить по приказу или распоряжению. Их указывают в «Сведениях о работе». Правильное заполнение реализовывается трудовой книжки таким образом.

  1. Сначала пишут наименование работодателя без сокращений, в том числе и формы организации.
  2. Затем заполнение трудовых книжек делается под названием компании-работодателя.
  3. Дату указывают так же, как и в предыдущих случаях.
  4. Далее в образце заполнения трудовой книжки описывают сведения о принятии, увольнении и прочем. Здесь же проставляется подпись работника, кому принадлежит документ.
  5. В конце указывают основания для записи с номером и датой.

Важно! При неправильном оформлении, помимо перечеркивания, нужно внести исправление там, где допустили ошибку. Также его можно сделать и на новом месте при предъявлении документов, которые подтверждают их нужность.

Как и для любой записи, указывают номер и дату. В третьей графе пишут, что запись под определенным номером является недействительной. Затем указывают правильную информацию. В четвертой графе пишут, почему была приведена эта запись, а затем пишут данные о том, кто сделал эти исправления.

Кто ведет документ

Оформлением трудовых книжек в 2019 году занимается работодатель или лицо, которое работодатель назначает для этой цели. При этом издается специальный приказ, после чего указанное лицо приступает к работе. Приказ нужно издать, чтобы в случае необходимости предъявить инспектору.

Свои особенности имеются при маленькой фирме, в которой нет лица, оформлявшего подобные документы. В этом случае этими делами занимается сам работодатель. Для этого он заводит специальные бланки и заполняет их по мере необходимости.

Тогда он принимает ответственность за ведение и хранение трудовых, и работодатель вносит записи во все подобные документы.

Дубликат

Если документ потерялся или стал негодным для использования, а также тогда, когда записи стали недействительными, сотрудника восстановили в должности или оправдали, выдают дубликат. Чтобы его получить, следует написать соответствующее заявление на последнем месте работы. Это выполняется во всех случаях, кроме увольнения работника, являющегося незаконным.

Дубликат выдают не позже, чем через 2 недели после обращения работника. На титуле в верхнем правом углу указывают, что книжка – это дубликат. Здесь следует указать суммарный стаж без должностей, конкретных периодов и наименования работодателей. Если нужно, то административный орган компании должен помочь получить их сотрудникам.

Заполнение при статусе ИП

Индивидуальный предприниматель, как и другой работодатель, заполняет трудовые документы. Однако если вопрос касается его личных документов, то он не может сам заключить договор с собою же.

Поэтому он не вправе записывать что-либо в трудовую. Также это не может делать и иное лицо, за исключением трудоустройства.

Но им не стоит переживать за свой стаж, так как благодаря отчислениям в ПФР и налоговую, его начисляют.

Типичные ошибки

Не зная всех подробностей, касающихся того, как правильно заполнить трудовую книжку, работодатель нередко допускает одни и те же ошибки. К наиболее распространенным относятся следующие:

  1. Работодатель часто пишет с сокращениями. Этого нельзя делать, будь то дата, название организации или ФИО.
  2. Употребляются римские символы, но образцами могут быть цифры арабские.
  3. Ошибки зачеркиваются обычным способом, однако помимо этого следует соблюсти целый ряд условий.
  4. ФИО не соответствует паспортным данным. Поэтому нужно перепроверить, чтобы данные были одни и те же.
  5. В графе «Профессия», где на титуле указывают должность, а не специальность сотрудника по диплому.
  6. Нужные печати и подписи отсутствуют.
  7. Не соблюдаются необходимые сроки для указания данных в трудовую.
  8. Отсутствуют ссылки на статью ТК РФ при увольнении.
  9. Внесение записей о наложении взыскания.
  10. Записи о наградах указаны в другом разделе.

Заключение

Не всегда под рукой имеется достаточно типичных примеров правильного заполнения трудовых книжек. Поэтому стоит узнать обо всех подробностях, как заполнить документ, чтобы при необходимости выполнения этого действия не допустить ошибок. А если они все-таки произойдут, то нужно суметь правильно их устранить, чтобы не пришлось менять документ и решать дополнительные вопросы.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-kak-zapolnit.html

Правила заполнения трудовой книжки

Как правильно заполнить трудовую книжку

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся.

Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами.

На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

, при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил).

Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

  1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225. Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Как правильно заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция

Как правильно заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1234
Открытое акционерное общество «Авелан»
427 02 2016Принята на работу на должность юрисконсультаПриказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Как заполнить трудовую книжку в 2017 году: порядок и образец/пример заполнения

Как правильно заполнить трудовую книжку

Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:

  • Трудовым кодексом РФ;
  • Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
  • Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.

Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.

Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.

Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.

Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.

Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.

Кто ведет трудовые книжки

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.

Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления — неделя после приема на работу.

Без трудовой книжки гражданин может быть:

  • если он принимается на работу впервые (первое место работы);
  • если документ отсутствует по причине порчи или потери.

Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):

  1. фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
  2. дата рождения (как в паспортных данных);
  3. образование. Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование.

    В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:

    • среднее общее;
    • начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
    • среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
    • высшее профессиональное (университет, институт, академия);
    • послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;

4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).

Далее следует указать дату внесения сведений. Все сведения удостоверяются подписями сотрудника и работник организации, отвечающий за оформление трудовых книжек.

Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе»

Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.

Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:

  • в графе 1 — порядковый номер записи — 1;
  • в графе 2 — дату внесения записи арабскими цифрами;
  • в графе 3 — период и место службы;
  • в графе 4 — наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.

Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.

Далее производиться запись о примере на работу.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.

Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.

Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.

В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.

Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание — письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе».

Сотрудник принят на работу после службы в армии. Сотрудником был предоставлен военный билет.

Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»

Записи о переименовании организации

Если во время работы работодатель был переименован (ИП или нотариус изменил фамилию) это необходимо отразить в трудовой книжке. Этой записи порядковый номер не присваивается. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.

Записи о реорганизации

Запись о реорганизации нужно внести по аналогии с записью о переименовании компании. Для этого в разделе «Сведения о работе»:

  • в графу 3 необходимо внести запись о реорганизации и указать форму, в которой она была проведена;
  • в графе 4 следует указать приказ (распоряжение, решение, договор) работодателя, его дату и номер.

При этом в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся.

Запись о переводе сотрудника на новую должность

В разделе «Сведения о работе» нужно:

  • в графе 1 — ставят порядковый номер записи;
  • графе 2 — дату приказа о переводе на новую должность;
  • графе 3 —вносится запись о переводе;
  • графе 4 — указывается реквизиты приказа о переводе.

Раздел «Сведения о награждении»

Работодатель имеет право награждать сотрудника. Гражданин может быть награжден и государственными наградами.

Запись о награждении в трудовую книжку сотрудника вносится так. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации.

Далее под заголовком в графе 1 необходимо поставить порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату награждения. В графе 3 указываются данные о том, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 следует указать документ, на основании которого внесена запись и его реквизиты.

Учет наемных сотрудников

Учет наемных сотрудников — это не только книжки. Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок.

Все эти документы в автоматическом режиме формируются в онлайн-сервисе «Мое дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований.

Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.

И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-zapolnit-trudovuyu-knizhku.html

ЗаконоСфера
Добавить комментарий