Профессия делопроизводитель что это такое

Содержание
  1. Коллекция профессиограммдля граждан с ограниченнымивозможностями здоровья
  2. деятельности
  3. Требования к знаниям и умениям специалиста
  4. Требования к индивидуальным особенностям специалиста
  5. Условия работы
  6. Медицинские противопоказания
  7. Пути получения профессии
  8. Пути получения профессии в регионах Российской Федерации
  9. Области применения профессиональных знаний
  10. Перспективы карьерного роста
  11. Кто такой делопроизводитель?
  12. Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?
  13. Что должен знать делопроизводитель?
  14. Как производится прием корреспонденции?
  15. Чем занимается делопроизводитель в детском саду?
  16. Где обучают данной специальности?
  17. о деятельности людей этой профессии
  18. Профессия: делопроизводитель
  19. Какое образование должен иметь делопроизводитель?
  20. В чём суть работы делопроизводителя?
  21. В чём отличие делопроизводителя от секретаря?
  22. Какими навыками должен обладать делопроизводитель? 
  23. На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?
  24. Что является самым сложным в работе делопроизводителя?
  25. Расскажите о плюсах профессии.
  26. Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?
  27. Книги
  28. Обучение
  29. Делопроизводитель: должностные обязанности
  30. Кто такой делопроизводитель
  31. Отличие от секретаря
  32. Деятельность делопроизводителя
  33. Должностные обязанности
  34. Права
  35. Ответственность
  36. Требования к работнику в данной должности
  37. Выводы (+ видео)
  38. Делопроизводитель это кто: что за профессия, чем занимается, плюсы и минусы, обучение, требования, описание,для детей, википедия, такой
  39. Чем занимается делопроизводитель
  40. Как стать делопроизводителем
  41. Требования к личным качествам делопроизводителя
  42. Положительные и отрицательные стороны профессии
  43. Начнем с плюсов:
  44. А теперь разберем минусы:
  45. Подведем итоги

Коллекция профессиограммдля граждан с ограниченнымивозможностями здоровья

Профессия делопроизводитель что это такое

Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов.

Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д.

Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач – внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами.

Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель – «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

деятельности

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

  • ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;
  • контроль за исполнением распорядительных документов;
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • сортировка документов, формирование дел;
  • ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;
  • работа с оргтехникой, мини АТС.

Требования к знаниям и умениям специалиста

Делопроизводитель должен знать:

  • нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • виды, функции документов, правила их составления и оформления;
  • порядок документирования информационно-справочных материалов;
  • структуру организации, в которой ведется деятельность;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила и нормы охраны труда;
  • правила делового этикета и делового общения.Делопроизводитель должен уметь:
  • принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
  • направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
  • вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
  • осуществлять контроль за прохождением документов;
  • составлять и оформлять служебные документы;
  • формировать дела;
  • систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
  • воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
  • точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
  • оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха (возможно использование слухового аппарата) и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации.

Делопроизводитель должен обладать следующими профессионально важными качествами:

  • способность к длительной концентрации внимания;
  • развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;
  • организованность, аккуратность;
  • склонность к работе с информацией;
  • способность анализировать и систематизировать большое количество информации;
  • усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;
  • тщательное выполнение формализованных требований.

Условия работы

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель выполняет функциональные обязанности в единственном числе;

б) в крупном учреждении работает в коллективе, обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и, в случае необходимости, взаимодействует с другими делопроизводителями.

Условия труда на рабочих местах специалистов с нарушениями слуха должны соответствовать Индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой бюро медико-социальной экспертизы (при наличии инвалидности).

Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.

Делопроизводитель работает, в основном, сидя за рабочим столом.

В процессе своего труда он использует ручные, механические и электронные средства труда: персональный компьютер, офисную технику, канцелярские принадлежности и пр.

Рабочее место делопроизводителя также должно быть оснащено современными многофункциональными устройствами: сканером, факсом, принтером, а также Интернетом и средствами связи.

При организации работы делопроизводителя с нарушениями слуха здания и помещения, где осуществляется деятельность, должны быть оборудованы информационными индикаторами противопожарной системы, а также визуальными ориентирами: различными освещаемыми указателями в виде символов и пиктограмм с использованием яркого цвета, контрастного по отношению к фоновой поверхности; контрастным цветовым обозначением входов. Текстовая информация должна быть максимально краткой. Ориентиры-указатели направления движения должны быть однотипными для всего объема здания и зданий одного комплекса.

Для специалистов, имеющих инвалидность, продолжительность ежедневной работы устанавливается в соответствии с медицинским заключением.

Медицинские противопоказания

Основное противопоказание к работе делопроизводителя для лиц с нарушениями слуха – это неспособность к данной трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе делопроизводителем, относятся:

  • полная потеря слуха – слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;
  • значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;
  • травматические повреждения головного мозга;
  • тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;
  • стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;
  • психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);
  • нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;
  • психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);
  • умственная отсталость;
  • эпилепсия;
  • серьезные нарушения зрения.

Пути получения профессии

Существует несколько способов получения профессиональной подготовки в области делопроизводства.

Минимальный уровень необходимой профессиональной подготовки – начальное профессиональное образование. Делопроизводитель также может иметь профессиональную подготовку в объеме среднего профессионального образования или высшего профессионального образования.

В Москве осуществляют профессиональное обучение лиц с нарушениями слуха, подходящее для работы делопроизводителем, следующие образовательные учреждения:

  • Московский колледж автоматизации и радиоэлектроники № 27;
  • Политехнический колледж №2;
  • Головной учебно-исследовательский и методический центр (ГУИМЦ) профессиональной реабилитации лиц с ограниченными    возможностями     здоровья (инвалидов по слуху) при МГТУ им.Н.Э.Баумана;
  • Московский педагогический государственный университет  (МПГУ)  ; 
  • Московский Учебно-методический центр Всероссийского общества глухих.

Пути получения профессии в регионах Российской Федерации

Необходимую профессиональную подготовку для работы делопроизводителем можно получить в следующих образовательных учреждениях Российской Федерации, осуществляющих подготовку лиц с нарушениями слуха:

  • Межрегиональный центр реабилитации лиц с проблемами слуха (колледж) Министерства здравоохранения и социального развития РФ, г. Санкт-Петербург;
  • Новочеркасский технологический техникум-интернат;
  • Челябинское ПТУ-интернат № 2;
  • Санкт-петербургское профессиональное училище № 80;
  • Липецкое профессиональное училище № 5;
  • Оренбургский государственный экономический колледж-интернат;
  • Самарское профессиональное училище № 20;
  • Сарапульский колледж для инвалидов;
  • Златоустовский индустриальный техникум им.П.П.Аносова;
  • Ивановское профессиональное училище-интернат;
  • Уфимский профессиональный лицей № 64;
  • Уфимское профессиональное училище № 63;
  • Стерлитамакский профессиональный лицей № 71;
  • Башкирский экономико-юридический техникум;
  • Октябрьский профессиональный лицей № 22;
  • Институт социальной реабилитации Новосибирского государственного технического университета (инвалидов по слуху);
  • Владимирский государственный университет – центр профессионального образования инвалидов, партнер всемирной сети университетского образования глухих.

Области применения профессиональных знаний

Делопроизводители востребованы:

  • в образовательных учреждениях;
  • в медицинских учреждениях;
  • в учреждениях культуры;
  • в государственных и негосударственных организациях, ведущих документооборот;
  • на промышленных предприятиях;
  • в архивах;
  • в справочных службах и др.

Перспективы карьерного роста

Перспективы карьерного роста делопроизводителя зависят от профессиональных планов, квалификационного уровня и личных качеств специалиста.

Квалифицированный делопроизводитель может выбрать профессиональную (горизонтальную) карьеру и совершенствоваться в сфере делопроизводства. Еще один вариант развития карьеры – освоение смежных специальностей, таких как кадровое делопроизводство, библиотечное и архивное дело и пр.

При стремлении к управленческой  карьере делопроизводитель может занять должность руководителя канцелярии, общего отдела, стать руководителем отдела управления делами компании и пр.

Источник: http://prof.eduprof.ru/profinvalid/hearing/clerk/

Кто такой делопроизводитель?

Профессия делопроизводитель что это такое

Краткое содержание статьи:

Ведение бумажной работы на предприятии требует особой внимательности, аккуратности и отличной памяти. Всеми этими качествами должен обладать делопроизводитель. Кто это такой, должен знать каждый абитуриент, поскольку данная профессия считается одной из самых перспективных.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала.

В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря.

Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

  • Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
  • Надлежащее оформление документов;
  • Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
  • Ведение архива.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

  • В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
  • Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
  • Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
  • Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
  • Уметь следить за порядком исполнения документации;
  • Понимать, как производится отправка исходящих документов;
  • Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
  • Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
  • Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

  1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
  2. Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
  3. Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
  4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
  5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

  • Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
  • Подавать документы в отдел образования;
  • Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
  • Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
  • Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
  • Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

  • Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
  • Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
  • Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

  1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
  2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
  3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России – МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.

о деятельности людей этой профессии

В этом видео специалист по подбору персонала Артем Денисов расскажет, в чем заключаются обязанности делопроизводителя с сфере ПК:

Источник: http://1-kak.ru/282-deloproizvoditel-kto-ehto.html

Профессия: делопроизводитель

Профессия делопроизводитель что это такое

Почти в каждой компании есть специалист, ответственный за делопроизводство. Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто», рассказала Rjob, что входит в обязанности делопроизводителя, чем его работа отличается от работы секретаря и на какую зарплату он может рассчитывать.

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров. 

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты. 

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист. 

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера. 

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании. 

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель? 

Минимальные требования: 

  • Умение работать с оргтехникой
  • Знание стандартного пакета Microsoft Office
  • Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

  • Знание делового этикета
  • Приём и встреча гостей компании
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • Составление приказов и различных документов
  • Знание деловой переписки
  • Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно: 

  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
  • Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании. 

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы.

И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности.

Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам. 

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Книги

  • «Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу», Ю.М. Михайлов.
  • «350 готовых деловых писем», Джон Вудс.
  • «Делопроизводство. Учебное пособие», Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.
  • «Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие», О. Сологуб.
  • «Русский язык в деловой документации», Н. Абрамова

Обучение

  • Повышение квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела в центре профессионального образования ДИТАД.
  • Курс «Делопроизводство – документационное обеспечение управления» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана.
  • Дополнительное образование на базе высшего в колледже Министерства иностранных дел РФ.
  • Курс «Кадровое делопроизводство. Профессиональный уровень» в центре образования «Элкод».
  • Курс «Документооборот и контроль. Автоматизация и управление эффективностью» в центре профессионального развития «Профи-Карьера».

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/professiya_deloproizvoditel/

Делопроизводитель: должностные обязанности

Профессия делопроизводитель что это такое

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

  1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
  2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
  3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
  4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
  5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/deloproizvoditel-dolzhnostnye-obyazannosti.html

Делопроизводитель это кто: что за профессия, чем занимается, плюсы и минусы, обучение, требования, описание,для детей, википедия, такой

Профессия делопроизводитель что это такое

В данной статье будет информация о профессии, без которой не обходится ни один крупный и средний офис. Делопроизводитель это кто такой и что за профессия это, читайте ниже. Так же дадим описание плюсов и минусов в данной профессиональной категории, расскажем, чем занимается специалист делопроизводитель.

Но для начала обратимся к википедии, что бы дать точное определение, профессии. Делопроизводитель – это человек, прошедший специальное обучение, который отвечает за весь процесс документооборота в компании.

Чем занимается делопроизводитель

Ни одна крупная компания не обходится без делопроизводителя.

Давайте разберемся, чем занимается данный специалист и что входит в его обязанности.

  1. Профессиональное ведение оборота документов всей компании;
  2. Ведение журналов-регистраторов;
  3. Ведение телефонных переговоров с клиентами, входящие и исходящие звонки;
  4. Разбор корреспонденции, как бумажных, так и электронных писем, регистрация их, распределение по категориям и перенаправление в соответствующие отделы;
  5. Ведение базы данных по входящей и исходящей корреспонденции, а так же адресов и контактов клиентов;
  6. Контроль и регистрационное закрепление документов за сотрудниками, которым они были выданы;
  7. Создание и ведение архивации данных, перенос документов в архив, создание учетных журналов и реестров.

Как видите, работа очень ответственная, так как каждый документ имеет свою важность.

Как стать делопроизводителем

Для того, что бы стать специалистом по делопроизводству, необходимо пройти профессиональное обучение на курсах по переподготовке профессионалов, либо закончить колледж, где на экономических факультетах данной теме отводится семестр для изучения. Далее следует практика и специалист готов к самостоятельной работе.

Требования к личным качествам делопроизводителя

Изначально кажется, что профессия не такая уж и сложная. Но смеем заметить, что не каждому дано с ней ответственно справится, по причинам возможного профессионального несоответствия данному направлению.

И так, для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, человек должен обладать следующими качествами:

  • Иметь высокую степень личной ответственности за любое дело, которое предстоит выполнить;
  • Обладать хорошей памятью;
  • Уметь логически выстраивать задачи на день по степени их важности;
  • Аналитический склад ума поможет группировать большой поток информации для дальнейшего его распределения;
  • Иметь дисциплинированный характер;
  • Уметь самостоятельно принимать важные решения, касающиеся личных полномочий, не прибегая к посторонней помощи;
  • Быть коммуникабельным и уметь выполнять одновременно несколько задач.
  • Быть воспитанным и порядочным человеком;
  • Обладать стрессоустойчивостью;
  • Обладать грамотной речью и уметь вести переговоры;
  • Знать правила делового этикета;
  • Не заострять внимание на критике со стороны.

Благодаря этим качествам, человеку легко будет адаптироваться в сфере делопроизводства, и показывать высокие результаты в своем мастерстве.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

Начнем с плюсов:

  • Работа в коллективе;
  • Возможность карьерного роста;
  • Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

  • Обычно приходится работать с большим объемом информации;
  • Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;
  • Большой объем работы;
  • При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;
  • Невысокая оплата труда.

Подведем итоги

И так, мы раскрыли максимальное количество информации, которая будет полезна как для детей, так и для взрослых, желающих пройти профессиональную переподготовку.

Нам удалось выяснить, делопроизводитель это кто такой, как им стать и где пройти обучение. А так же мы выявили плюсы и минусы данной профессии, дав объективную информацию, которая может повлиять на выбор абитуриентов.

Источник: https://irg77.ru/pravo/lyudi-i-pravo/professii/deloproizvoditel/

ЗаконоСфера
Добавить комментарий